مميزات وعيوب قواعد البيانات

كثيراً ما نسمع مصطلح "قواعد البيانات" خاصة عند استخدام بعض برامج الحاسب الآلي مثل برنامج أى أر بي وغيره من البرامج التى تقوم بإدارة المنشأت بمختلف مجالاتها، لكن كثير من الناس لا يعلم ماذا يعني هذا المصطلح، قواعد البيانات المقصود بها " مجموعة البيانات المتصلة ببعضها البعض ويتم عرض هذه البيانات فى صورة جدول أو عدة جداول ويتكون هذا الجدول من شيء مُصغر يسمى " سجل" ويمكن أن يشمل الجدول الواحد على أكثر من سجل، كما يشمل السجل الواحد حقل أو عدة حقول، وتستخدم قواعد البيانات بدلاً من  تسجيل البيانات الهامة بأساليب تقليدية تُعرضها للضياع

مثال على قاعدة بيانات

قاعدة البيانات الخاصة بعميل ما تتكون هذه القاعدة من سجل يحمل اسم العميل وهذا السجل بداخله أكثر من حقل كل حقل يشمل معلومة ما عن العميل فهناك حقل يُسجل فيه اسم العميل، وأخر رقم هاتفه، وغيرها من البيانات.

مهام قواعد البيانات

قواعد البيانات لها العديد من المهام الهامة التى تقوم بها داخل أى شركة حتى تحقق أقصى فائدة، ومن أبرز مهام قواعد البيانات:-

·         قدرة قواعد البيانات على فصل البيانات الغير متعلقة ببعضها البعض، وبين البيانات وبرامج التطبيقات.

·         تُمكن المستخدم من إرجاع أي بيانات تم حفظها نظراً لاحتفاظها بنسخ مُسجلة احتياطية.

·         ترتيب البيانات ووضعها داخل ملف واحد لتسهيل الحصول على البيانات فى أسرع وقت.

إيجابيات قواعد البيانات

بالطبع قواعد البيانات لها العديد من المميزات نظراً لأنها تحل محل الأساليب القديمة فى حفظ البيانات فبالتالي يجب أن تحل مُختلف القصور الموجودة فى تلك الأساليب، ومن أهم هذه المميزات:-

·         تستطيع قواعد البيانات الإحتفاظ بكم هائل من البيانات ويتم حفظها فى ملف كبير.

·         سهولة الوصول إلى البيانات ( فمثلا إذا أردت الوصول إلى معلومات عميل معين فقط كل ما عليك هو كتابة أسمه وستظهر أمامك كل المعلومات المتعلقة به بشكل مُنظم.

·         قدرة قواعد البيانات على ربط بيانات أقسام وإدارات المنشأة ببعضها البعض.

·         إمكانية الاستغناء عن المكتب الخاص بالأرشيف فـ عند اعتمادك على قواعد البيانات فى حفظ بيانات الشركة تستطيع التخلي عن أرشفة المعلومات فى سجلات ورقية داخل مكتب مخصص لذلك.

·         سهولة طباعة البيانات من تلك القواعد لكي تكون فى صورة ورقية.

·         تقوم تلك القواعد بعمل نسخ احتياطية للبيانات لتضمن للمستخدم استحالة ضياع البيانات المُسجلة.

·         تٌخرج قواعد البيانات تقارير تساعد على معرفة ما وصلت إليه المؤسسة وما حققته من أرباح أو ما عاد عليها من خسائر لتجعل مدير المؤسسة على معرفة تامة بكل ما يحدث داخل شركته حتى فى حال عدم وجوده داخلها ويتابع المهام التى تم تنفيذها والتى يتم تعليقها، وتمكنه أيضاً هذه التقارير من معرفة كفاءة العاملين واحتياجاتهم.

سلبيات قواعد البيانات

كما نعلم أن لكل شيء ايجابيات وكذلك أيضاً له عيوب قواعد البيانات كما لها إيجابيات كثيرة لها أيضاً سلبيات لكنها ليست كثيرة فقد يمكن التغاضي عنها بهدف الاستفادة من إيجابياتها، ومن هذه السلبيات:-

·         تكلفة تطبيقها مرتفعة.

·         لها العديد من المتطلبات حتى تقوم بدورها بصورة صحيحة حيث تحتاج إلى صيانة وتطوير بشكل مستمر، ومساحة تخزين كبيرة تلزم حفظ الكم الهائل من المعلومات، وصيانة مستمرة فى حالة وجود أعطال.

·         إذا تعطلت قاعدة البيانات نتيجة عطل ما يتعطل كل المستخدمين عن مواصلة عملهم لحين إصلاح هذا العطل.

·         احتياجها الدائم إلى برامج تأمين لمواجهة الفيروسات والقرصنة.

نتمني أن نكون قد افدناكم مع كل الحب والتقدير.

مع تحيات شركة بيزنس فورس.

أنظمة Voko ERP.

لمتابعة صفحتنا على الفيسبوك برجاء زيارة

https://www.facebook.com/VokoERP/   

أو زيارة الموقع الرسمي من خلال 

 https://vokoerp.com/